Deja de revisar tu correo
· Matt Senter
Estoy intentando dejar de revisar mi correo. Sigo necesitando responder a la gente y hacer lo que me piden, pero no necesito seguir abriendo la bandeja de entrada para averiguar cuáles son esas cosas. Es un hábito que voy rompiendo poco a poco, con la ayuda de una función que, por lo visto, subestimé cuando la construí.
Las reglas limpiaron la bandeja. No eliminaron el trabajo.
Ya uso las reglas de Premail para clasificar el correo que me llega. Eso quita mucho ruido de en medio, pero queda trabajo por hacer. Abro la bandeja, reviso lo que hay, leo lo suficiente de cada mensaje para decidir si importa y armo mentalmente una lista de cosas que tengo que hacer. Una bandeja más limpia facilita ese proceso. No lo elimina.
¿Cada cuánto deberías mirar el correo de verdad?
Últimamente me salto ese proceso y voy directo a mis resúmenes de Premail. Tengo tres programados: mañana, mediodía y noche. Esos son los puntos de control que me funcionan, no un horario que Premail imponga. Puedes fijarlos cuando quieras.
Tres puntos de control, a mi horario. Cuando llego a uno de esos momentos, voy al icono de la bandeja del sistema y abro mi resumen más reciente. Ahí está mi síntesis de lo importante, junto con una pequeña lista de tareas con los puntos accionables. En vez de recorrer los mensajes para averiguar qué requiere mi atención, puedo empezar por lo que requiere mi atención. El correo original sigue ahí cuando necesito todo el contexto, pero no tiene por qué ser mi punto de partida.
Hay investigación detrás de mirar el correo menos a menudo, aunque yo no haya medido qué hacen los resúmenes por mi productividad. En un estudio de dos semanas, la semana en que se pidió a los participantes revisar el correo como máximo tres veces al día fue la semana en que informaron menos estrés. El coste de la propia interrupción también está documentado: parte de tu atención se queda en la tarea que acabas de dejar.
Empezar por la lista en lugar de por la bandeja
Eso me está haciendo notablemente más productivo. Paso menos tiempo revisando y más tiempo haciendo lo que los mensajes realmente exigen. No tengo una cifra que ponerle, pero noto la diferencia entre sentarme a «revisar el correo» y sentarme con una lista de cosas que atender. La segunda tiene un final mucho más claro.
Todavía estoy adquiriendo el hábito de apoyarme en los resúmenes. El impulso de abrir la bandeja es familiar, y tener una opción mejor no lo borra de inmediato. Pero cuanto más uso la lista resumida, menos útil me parece la vieja rutina.
Filtrar no es lo mismo que saber qué hacer
Lo que me sorprendió es cuánto va esto más allá del filtrado. El filtrado ayuda a decidir dónde va un mensaje. Un resumen me ayuda a entender qué tengo que hacer con él. Creía que estaba construyendo un resumen cómodo, pero en el uso diario esa distinción ha resultado ser mucho más importante.
Lo que quiero que sea el correo
También se acerca más a lo que realmente quiero que sea el correo: un conector de entrada del mundo hacia mí. Que la gente y los servicios sigan enviando mensajes por ahí. Solo que no quiero que clasificar esos mensajes sea una tarea recurrente en sí misma. Quiero que lo importante aparezca en un formato sobre el que pueda actuar, en el horario que yo elija.
Por ahora, eso significa mañana, mediodía y noche. Abro mi resumen, veo qué hay que hacer y sigo adelante. Construí Premail para dedicar menos tiempo al correo, y esta pequeña lista resumida está haciendo más de ese trabajo de lo que esperaba.