メールを見に行くのをやめる

ルールは受信トレイを片づけたが、仕事は片づけてくれない

届いたメールの仕分けには、すでに Premail のルールを使っています。おかげでノイズの多くは取り除けますが、それでも仕事は残ります。受信トレイを開き、並んでいるものに目を通し、重要かどうかを判断できる程度に各メールを読み、頭の中でやることのリストを組み立てる。受信トレイがきれいになれば、この作業は楽になります。なくなりはしません。

自分のスケジュールで、3つのチェックポイント

最近はその作業を飛ばして、いきなり Premailのブリーフィング を見ています。朝、昼、夜の3つを設定しました。これはPremailが押しつけてくる時間割ではなく、私に合ったチェックポイントです。好きな時間に設定できます。

その時間になったら、トレイアイコンから最新のブリーフィングを開きます。そこには重要な内容の要約と、対応が必要な項目の小さなToDoリストがあります。何に注意を向けるべきかをメッセージをたどって探すのではなく、注意を向けるべきことから始められます。詳しい文脈が必要なときは元のメールもそのまま残っていますが、そこを出発点にする必要はありません。

受信トレイではなくリストから始める

これで生産性は目に見えて上がっています。目を通す時間が減り、メールが実際に求めている作業に使う時間が増えました。数字で示せるものはありませんが、「メールを確認する」ために座るのと、やることのリストを持って座るのとでは違いを感じます。後者のほうが、終わりがずっとはっきりしています。

ブリーフィングに頼る習慣は、まだ身につけている途中です。受信トレイを開きたくなる衝動はなじみ深く、より良い選択肢があるからといってすぐに消えるわけではありません。それでも、要約されたリストを使うほど、以前のやり方は役に立たなく感じられます。

フィルタリングと、何をすべきか分かることは違う

驚いたのは、これがフィルタリングをどれだけ超えているかということです。フィルタリングはメールの置き場所を決める助けになります。ブリーフィングは、それについて自分が何をすべきかを理解する助けになります。便利な要約を作っているつもりでしたが、日々使ってみると、この違いはずっと大きな意味を持っていました。

メールにこうあってほしい

これは、私がメールに本当に望んでいる姿にも近づいています。世界から私への、受信用のコネクタです。人もサービスも、そこにメッセージを送り続けてくれて構いません。ただ、それを仕分けること自体が繰り返しの仕事になってほしくないだけです。重要なものが、自分の選んだタイミングで、そのまま動けるかたちで出てきてほしいのです。

今のところ、それは朝、昼、夜ということになります。ブリーフィングを開き、やるべきことを確認し、取りかかる。メールにかける時間を減らすためにPremailを作りましたが、この小さな要約リストは、期待していた以上にその役目を果たしています。