Pare de checar seu e-mail
· Matt Senter
Estou tentando parar de checar meu e-mail. Continuo precisando responder às pessoas e fazer o que me pedem, mas não preciso ficar abrindo a caixa de entrada para descobrir quais são essas coisas. É um hábito que estou quebrando aos poucos, com a ajuda de um recurso que, pelo visto, subestimei quando o construí.
As regras limparam a caixa de entrada. Não limparam o trabalho.
Já uso as regras do Premail para organizar o que chega. Isso tira muito ruído do caminho, mas ainda sobra trabalho. Abro a caixa de entrada, passo os olhos no que há ali, leio o suficiente de cada mensagem para decidir se importa e monto mentalmente uma lista do que preciso fazer. Uma caixa mais limpa facilita esse processo. Não o elimina.
Três pontos de checagem, no meu horário
Ultimamente tenho pulado esse processo e ido direto aos meus briefings do Premail. Tenho três agendados: manhã, meio-dia e noite. Esses são os pontos de checagem que funcionam para mim, não um horário imposto pelo Premail. Você pode definir os seus quando quiser.
Quando chega um desses momentos, vou até o ícone na bandeja e abro o briefing mais recente. Ali está meu resumo do que é importante, junto de uma pequena lista de tarefas com os itens acionáveis. Em vez de percorrer mensagens para descobrir o que precisa da minha atenção, posso começar pelo que precisa da minha atenção. O e-mail original continua lá quando preciso do contexto completo, mas não precisa ser o meu ponto de partida.
Começar pela lista, não pela caixa de entrada
Isso está me deixando visivelmente mais produtivo. Passo menos tempo examinando e mais tempo fazendo o que as mensagens realmente exigem. Não tenho um número para apresentar, mas sinto a diferença entre sentar para “ver o e-mail” e sentar com uma lista de coisas para resolver. A segunda tem um fim muito mais claro.
Ainda estou criando o hábito de confiar nos briefings. O impulso de abrir a caixa de entrada é familiar, e ter uma opção melhor não o apaga de imediato. Mas, quanto mais uso a lista resumida, menos útil a rotina antiga parece.
Filtrar não é o mesmo que saber o que fazer
O que me surpreendeu foi o quanto isso vai além da filtragem. A filtragem ajuda a decidir onde uma mensagem pertence. Um briefing me ajuda a entender o que preciso fazer a respeito dela. Achei que estivesse construindo um resumo conveniente, mas no uso diário essa distinção se mostrou muito mais importante.
O que eu quero que o e-mail seja
Isso também se aproxima do que eu realmente quero que o e-mail seja: um conector de entrada do mundo até mim. Pessoas e serviços podem continuar mandando mensagens por ali. Só não quero que classificar essas mensagens seja uma tarefa recorrente por si só. Quero que o importante apareça em um formato sobre o qual eu possa agir, no horário que eu escolher.
Por enquanto, isso significa manhã, meio-dia e noite. Abro meu briefing, vejo o que precisa ser feito e sigo em frente. Construí o Premail para gastar menos tempo lidando com e-mail, e essa pequena lista resumida está fazendo mais desse trabalho do que eu esperava.