Hör auf, deine E-Mails zu checken

Regeln haben den Posteingang aufgeräumt, nicht die Arbeit

Ich nutze für eingehende Post ohnehin schon die Regeln von Premail. Das schafft viel Lärm aus dem Weg, aber es bleibt Arbeit übrig. Ich öffne den Posteingang, überfliege, was da ist, lese von jeder Nachricht genug, um zu entscheiden, ob sie wichtig ist, und stelle im Kopf eine Liste dessen zusammen, was ich tun muss. Ein sauberer Posteingang macht diesen Vorgang leichter. Er schafft ihn nicht ab.

Drei Checkpoints, nach meinem Zeitplan

In letzter Zeit überspringe ich diesen Vorgang und gehe direkt zu meinen Premail-Briefings. Ich habe drei geplant: morgens, mittags und abends. Das sind die Checkpoints, die für mich funktionieren, kein Zeitplan, den Premail vorgibt. Man kann sie legen, wann man will.

Wenn einer dieser Zeitpunkte kommt, gehe ich auf das Symbol in der Menüleiste und öffne mein neuestes Briefing. Dort steht meine Zusammenfassung dessen, was wichtig ist, dazu eine kleine To-do-Liste mit den Punkten, bei denen etwas zu tun ist. Statt mich durch Nachrichten zu arbeiten, um herauszufinden, was meine Aufmerksamkeit braucht, kann ich mit dem beginnen, was meine Aufmerksamkeit braucht. Die ursprüngliche E-Mail ist noch da, wenn ich den vollen Kontext brauche, aber sie muss nicht mein Ausgangspunkt sein.

Mit der Liste anfangen statt mit dem Posteingang

Das macht mich spürbar produktiver. Ich verbringe weniger Zeit mit Überfliegen und mehr Zeit damit, das zu tun, was die Nachrichten tatsächlich verlangen. Ich habe keine Zahl dafür, aber ich merke den Unterschied, ob ich mich hinsetze, um „E-Mails zu checken“, oder mit einer Liste von Dingen, die zu erledigen sind. Das Zweite hat ein deutlich klareres Ende.

Ich gewöhne mich noch daran, mich auf die Briefings zu verlassen. Der Impuls, den Posteingang zu öffnen, ist vertraut, und eine bessere Option löscht ihn nicht sofort aus. Aber je öfter ich die zusammengefasste Liste nutze, desto weniger nützlich wirkt die alte Routine.

Filtern ist nicht dasselbe wie wissen, was zu tun ist

Überrascht hat mich, wie weit das über das Filtern hinausgeht. Filtern hilft zu entscheiden, wohin eine Nachricht gehört. Ein Briefing hilft mir zu verstehen, was ich deswegen tun muss. Ich dachte, ich baue eine bequeme Zusammenfassung, aber im täglichen Gebrauch ist dieser Unterschied viel bedeutender geworden.

Was E-Mail für mich sein soll

Es kommt auch dem näher, was E-Mail für mich eigentlich sein soll: ein eingehender Anschluss von der Welt zu mir. Menschen und Dienste dürfen weiter Nachrichten darüber schicken. Ich will nur nicht, dass das Sortieren dieser Nachrichten eine eigene wiederkehrende Aufgabe ist. Ich will, dass das Wichtige in einer Form auftaucht, mit der ich sofort etwas anfangen kann, zu einem Zeitpunkt, den ich wähle.

Im Moment heißt das morgens, mittags und abends. Ich öffne mein Briefing, sehe, was ansteht, und mache weiter. Ich habe Premail gebaut, um weniger Zeit mit E-Mail zu verbringen, und diese kleine zusammengefasste Liste erledigt mehr davon, als ich erwartet hatte.